Defter ve Belgelerin Saklanması
Önce şunu söyleyeyim; Defter ve belgelerin saklanması, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na ve muhasebe uygulamacıları için önemli bir kanun olan 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre farklı sürelere tabiidir.
Bu yazıda, konuyu daha çok Türk Ticaret Kanunu açısından incelemeye çalışacağım.
Türk Ticaret Kanunu’na Göre Defter ve Belgelerin Saklanması
Türk Ticaret Kanunu (TTK) 82 nci maddesi bize defter ve belgelerin ne kadar süreyle saklanması gerektiğini söylemektedir.
TTK’nun 82 nci maddenin 5 nci fıkrasına baktığımızda “her tacir” için saklama süresinin 10 (On) yıl olduğunu görüyoruz. Peki hangi defter ve belgeler saklanacak, bunları burada tek tek saymayacağım, TTK 82 nci maddesinin 1 nci 4 ncü fıkrasına kadar olan bölümde bunlar detaylı olarak sayılmaktadır.
Ancak burada bir not düşmek istiyorum; TTK 82 nci madde 5 nci fıkrası şöyle ;
Bu fıkraya baktığımızda belgelerin 10 yıl saklanacağını anlıyoruz. Hemen akla peki defterler saklanmayacak mı sorusu geliyor, değil mi?
Ticari defterlerin de saklanacağı 82 nci maddenin 6 ncı fıkrasından anlaşılıyor. Çünkü bu fıkra şöyle başlıyor;
82 nci maddenin 6 ncı fıkrasında saklanma süresinin başlangıcı verilmektedir. Bu fıkraya göre on yıl saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yıl sonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlamaktadır.
Saklanacak ticari defterler hangileri? Yani Türk Ticaret Kanunu’na göre ticari defterler nelerdir? Bu soruya cevabı Türk Ticaret Kanunu’nun 64 ncü maddesinden alıyoruz.
Bu defterleri ;
- Yevmiye defteri,
- Defteri kebir,
- Envanter defteri,
- Muhasebe işlemleri ile ilgisi olmayan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri,
olarak sıralayabiliriz.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 82 nci maddeyi okumak için burayı tıklayın ;
“C) Saklama ve ibraz
I – Belgelerin saklanması, saklama süresi
MADDE 82- (1) Her tacir;
a) Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
b) Alınan ticari mektupları,
c) Gönderilen ticari mektupların suretlerini,
d) 64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür.
(2) Ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır.
(3) Açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, birinci fıkrada sayılan belgeler, Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilirler; şu şartla ki;
a) Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşsünler;
b) Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilsin ve uygun bir süre içinde kayıtlar okunabilir hâle getirilebiliyor olsun.
(4) Kayıtlar 65 inci maddenin dördüncü fıkrasının ikinci cümlesi uyarınca elektronik ortama alınıyor ise, bilgiler; bilgisayar yerine basılı olarak da saklanabilir. Bu tür yazdırılmış bilgiler birinci cümleye göre de saklanabilir.
(5) Birinci fıkranın (a) ilâ (d) bentlerinde öngörülen belgeler on yıl saklanır.
(6) Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
(7) Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.
(8) Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi hâlinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmî tasfiyesi hâlinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar birinci fıkra gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.”
Vergi Usul Kanunu’na Göre Defter ve Belgelerin Saklanması
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre defter ve belgelerin saklanma süresinin 5 (beş) yıl olduğunu hemen söyleyelim.
Vergi Usul Kanunu’nda “Defter ve Vesikaları Muhafaza” başlıklı 253 ncü madde şöyle ;
Vergi Usul Kanunu’na göre tutulması gereken defterleri her muhasebeci arkadaşımın bildiğini kabul ederek burada tekrar sıralamayacağım.
Vergi Usul Kanunu 182-201 nci maddelerinde tutulacak defterler sıralanmaktadır.
Türk Ticaret Kanunu’na Göre Defter ve Belgelerin Saklanma Süresi İçinde Zayi Olması
Türk Ticaret Kanunu’na göre ticari defter ve belgelerin saklanma süresi içinde zayi olması durumunda ne yapılması gerekiyor? Bu sorunun cevabını da Türk Ticaret Kanunu’nun 82 nci maddesinde buluyoruz.
Yukarıda bilginize sunduğum TTK 82 nci maddenin 7 nci fıkrasını buraya alıyorum ;
Bu fıkradan şunu anlayabiliyoruz;
- Zayi olan defter ve belgelerin sahibi tacir olması gerekiyor.
- Defter ve belgeler yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle zayi olacak.
Burada şuna dikkatinizi çekmek istiyorum, “gibi bir afet” denilerek zayi olmanın sadece yangın, su baskını veya yer sarsıntısı ile sınırlı olmadığıdır.
- Defter ve belgelerin zayi olması halinde, tacirin bunu öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde belge almak için yetkili mahkemeye başvurması gerekiyor.
- Dava hasımsız açılır. Burada şu söylenebilir zayi belgesi talebi bir tespit isteğidir, bu bakımdan hasımsız açılması gerekir.
Burada “Yeni Türk Ticaret Kanununa Anonim Şirketler-Soner Altaş” isimli Seçkin Yayıncılık A.Ş. tarafından basılan kitaptan, zayi belgesi talep edilmesi konusunda dikkat çekici birkaç alıntı yapacağım, çünkü bu hususların zayi belgesi alınabilmesi için önemli olduğu anlaşılmaktadır ;
- “Anonim şirketin, defter ve belgelerin muhafazası konusunda gerekli dikkat ve özeni göstermiş olması gerekir.”
- “Zayi belgesi talebinin reddini ya da verilmiş ise iptalini gerektirir bir diğer husus ise, YTTK’nun 82. Maddesinde belirtilenler dışında kalan defter ve belgeler için zayi belgesi istenmesi yahut alınmasıdır.”
- “ Zayi belgesi talebinde bulunan anonim şirketin, zayi olduğunu iddia ettiği defterleri gerçekten tutmuş olup olmadığını belirlemek önemli bir sorundur.”
- “Zayi belgesi talep edilen ticari defter ve belgelerin, ticari işletmeyle bağdaşmayacak bir yerde tutulmuş olup olmadığı da, zayi belgesi talebinin değerlendirilmesinde göz önünde bulundurulan konuların başında gelmektedir.”
- “Zayi belgesi talebinin reddini veya iptalini gerektiren ve yargı mercilerince en çok irdelenen husus ise beyan edilen mücbir sebep ile defterlerin kaybolması arasında, zaman, mekan, sebep, sonuç ilişkileri yönünden, makul ve mantıksal bir ilişkinin kurulabilmesi ve tacirin iddiasında samimi olup olmadığıdır.”
İşletmelerin (tacirlerin) gerek muhasebe işlemleri gerekse yönetim için tuttukları ticari defterlerin ve belgelerin özellikle Türk Ticaret Kanunu’na göre saklanması ve bu bu saklanma süresi içinde zayi olması halinde zayi belgesinin alınması hususunda dikkat edilmesi gerekenleri anlatmaya çalıştım. Umarım muhasebeci arkadaşlarım için faydalı olmuştur.
Yorumlarınızı aşağıdaki yorum bölümünden yapabilirsiniz.
Bir başka yazıda buluşmak üzere hoşçakalın…
VOLKAN KARA
S. M. Mali Müşavir
Son Yorumlar