Zaman Yönetiminde İşleri Kategorilendirin

12 Nisan 2012 by Volkan Kara

Zamanı Değil İşleri Yönetin

Mart ayı ortalarında “Muhasebe İçin Zaman Yönetimi Önemli“ başlıklı bir yazı yazmıştım.

Çalışma hayatında zamanın çok kıymetli olduğunu, bu çerçevede de muhasebeciler için zamanı yönetmenin özel önem taşıdığını anlatmaya çalışmıştım.

Muhasebeciler için, iş hayatının önemli önemsiz işlerle dolu olmasının getirdiği stresi ancak zaman yönetimi ile yenmek mümkündür.

Zaman yönetimi için, işlerimizi önem ve aciliyet durumlarına göre plânlayarak yapmak diyebiliriz.

Kısa ve öz bir tarif oldu zannediyorum.

?Muhasebe İçin Zaman Yönetimi Önemli? başlıklı yazıyı okumak isterseniz lütfen burayı tıklayın.

Günlük Yaşamı Plânlayın

Tabii ki, zaman yönetimini sadece işimiz için düşünmemeliyiz.

Yaşamda işimizin dışında da bir hayatımız var.

Ailemize, arkadaşlarımıza zaman ayırmak ve onlarla güzel vakitler geçirmek, sevdiğimiz ve hobi olarak gördüğümüz şeylerle ilgilenmek, sosyal yaşamımız içinde çeşitli etkinliklerde bulunmak da zamanımızın bir bölümünü almaktadır.

Günlük yaşamımız içinde “Hiç zamanım yok!” cümlesini sarf ettiğimiz anlar olmuştur, değil mi ?

Halbuki, iş ve sosyal hayatımız için bir plânlama yapsak, yani zamanımızı yönetsek belki de bu cümleyi çok az kuracağız.

İşleri Kategorilendirmek

Bu plânlamayı yaparken nasıl hareket etmeliyiz? bu yazının asıl konusu bu.

Hayatta herkesin yapmak istediği işler, gerçekleşmesini beklediği hedefleri vardır.

Hedeflerimizin bir kısmı uzun vadeli olurken, bir kısmı kısa vadelidir. Bazı işlerimiz hedeflerimize ulaşma açısından önemli, bazıları ise öncelik olarak acil olabilir.

İşte bunları göz önüne aldığımızda, yapmamız gereken ile yapmak istediğimiz işleri dört kategoride sınıflandırmamız gerekir.

 

 

Bu kategorileri şöyle oluşturmak mümkün ;

-          Acil olmadığı gibi çok da önemi olmayan işlerimiz,

-          Acil fakat önemsiz olan işlerimiz,

-          Acil olmamasına rağmen önemli olan işlerimiz,

-          Hem acil hem de önemli olan işlerimiz.

Bu dört kategoriye kısaca değinelim;

Acil olmadığı gibi çok da önemli olmayan işler ;

Saatlerce bilgisayarda oyun oynamak, internette amaçsız uzun zaman gezinmek gibi zamanımızı boşa harcadığımız uğraşları bu kategoriye koyabiliriz.

Bunlar genelde kişisel zevkler olarak ortaya çıkar, hayatımızda yaşamsal önemleri yoktur.

Bu tür etkinleri, boş zamanımızda yapmak şeklinde plânlamamız gerekir. Zaman yönetiminde bu şekilde düşünmeliyiz.

Acil fakat önemsiz olan işlerimiz ;

Zaman zaman öyle işlerle uğraşırız ki,  yapmak için tabir caizse iki ayağımız bir pabuca girer. Ama bu işi yaptığımızda o anda elde ettiğimiz bir kazanç yoktur.

Önemli bir işle uğraşmamız gerekirken, mesela yarın bir imtihana girecekken o anda çok önemli olmayan, ama tamir etmemiz gereken bir cihazımızın tamiri (mesela bisikletimizi tamir etmek) ile inatla uğraşmak gibi.

Bisikletimizi tamir etmek acil olabilir, ama yarınki imtihanımızdan önemli değildir.

Acil olmamasına rağmen önemli olan işlerimiz ;

Bu kategoriye yine bir imtihanı örnek vereceğim.

Mesela iki ay sonraki imtihanımız içinde bulunduğumuz zaman içinde acil değildir. Fakat imtihana hazırlanmak belirli bir zaman periyodu gerektirir. İşte zamanımızı plânlarken, günlük hayatımızda bu iki ay sonraki imtihan için belirli bir vakti çalışmak için ayırmalıyız.

Zaman plânlamasında bu kategoriye giren işlerin, plânlama açısından oldukça önemli olduğunu söylemek isterim.

Hem acil hem de önemli olan işlerimiz ;

Zamanımızı gerektiği gibi plânlayamadığımız da bu işler kendini bize gösterecek, beni plânlamadın diyecektir.

Yukarıdaki imtihan örneğinden devam edersek, zaman plânlaması yapmayarak hiç hazırlanmadığımız imtihana bir gün önce ya da gece çalışmaya başlamak.

Yarınki imtihan hem acil, hem de çok önemli ama biz ancak bir gün önce ya da gece hazırlanmaya çalışıyoruz.

Evet zaman plânlamasından amaç, bu kategoriye giren işlerle karşılaşmamaktır.

Muhasebeci arkadaşlarıma şimdi bir öneride bulunuyorum.

Zamanımızı etkin olarak nasıl kullanmamız gerekiyor?

İşlerimizi yukarıdaki kategorilere göre nasıl sınıflandırmalıyız?

Sorularına cevap aramak istiyorsanız aşağıdaki videoyu izleyin…

Faydalı olacağını umuyorum.

Zaman Yönetiminde Hangi Etmenler Sırasıyla Uygulanmalıdır ?
TEB KOBİ TV.

VOLKAN KARA

S. M. Mali Müşavir