Malzeme Stok Yönetimi ve Sayım Farkları

27 Mayıs 2011 by Volkan Kara

Malzeme Stok Yönetimi

 

Bugünkü yazımda muhasebeci gözüyle ERP (Kurumsal Kaynak Plânlama) sisteminin bir modülü olan stok yönetimini değerlendirmek ve düşüncelerimi paylaşmak istiyorum.

Stok yönetimi pek tabii ki tamamlanmış ve mamul hale gelmiş ürünleri de kapsamaktadır. Ancak ben burada sadece malzeme yönetimi açısından incelemek istiyorum.

Günümüzde rekabet ortamında işletmelerin ;

-          Karmaşık üretim teknolojileri ile üretim yapmaları,

-          Üretim miktarlarının büyümesi,

-          Plânlanmış optimum seviyelerde stok taşımaya çalışmaları,

-          Müşterinin istediği zamanda ve istediği ürünü hazır edebilme (tam zamanında üretim-Just In Time) gayretleri,

-          Ürünlerinin bünyesine giren malzemeleri tek tek takip etmeleri, tedarikçi firmalara sipariş verilmesinden üretime sokulmasına kadar takip zorunluluğu,

-          Malzeme ihtiyaç plânlamasının üretimin aksamaması için mutlaka yapılmasının gerekliliği,

-          Maliyetleri düşürmek veya en azından artırmamak, rekabet edebilir seviyelerde tutabilmek için uygun fiyatlarla satın alma gayretleri,

gibi nedenler işletmelerde ERP-Kurumsal Kaynak Plânlaması denilen bilgisayar yönetim yazılımlarını kullanma ihtiyacını doğurmaktadır.

Bu sistemde işletme faaliyetleri ile ilgili veriler bir bilgisayar yazılımı içinde toplanmakta ve ilgili kişiler, departmanlar bunları kullanmaktadır.

Şöyle tarif etmekte yanlış olmaz sanırım ;  tüm bilgiler işletme platformunda bir bilgisayar yazılımı içinde tanımlanmakta ve istenen sınırlamalar ile yetkilendirilen kişilerce kullanılmakta, faaliyetler yürütülmektedir.

İşte bu ERP sistemi içinde stok yönetimi önemli bir uygulama olarak ortaya çıkmakta.

Stok yönetimi verilerini satınalma, plânlama, stok ambarı, üretim ve muhasebe bölümleri kendi işleriyle ilgili olarak kullanmaktadır.

Stok yönetiminde bölümlerin etkinlikleri

Satınalma bölümü, malzemeleri uygun fiyat ve şartlarla, istenen spesifik ölçülerle, tespit edilen optimum stoklar göz önüne alınarak zamanında temin etme çalışmalarını yürütmekte.

Plânlama bölümü, ürün ağaçlarına uygun malzeme ihtiyaç plânlaması yaparak stokların ihtiyaç politikalarını yürütmekte.

Stok ambarı bölümü, malzemeleri uygun bir şekilde stoklama ve üretim bölümünün istediği zamanda gerekli miktarları üretime verme çalışmalarını yürütmekte.

Üretim bölümü, ihtiyacı olan (önceden belirlenmiş ürün ağaçlarında bulunan) malzemeleri alarak kendisinden istenen üretim miktarını, istenen zamanda gerçekleştirmekte.

Maliyet muhasebesi açısından

Muhasebe bölümüne gelince, burada ERP sistemi içindeki maliyet muhasebesi modulü devreye girmekte.

Stok yönetimi modulünde işlenmiş malzeme verileri bulunmaktadır.

Bu verileri sıralayacak olursak  ;

-          Tedarikçilerden gelen malzemelerin kodlarıyla stoklara girişi,

-          Üretime verilen direkt malzeme  ( sistemde ürün ağaçları kullanılarak yapılan üretim miktarlarına göre genellikle otomatik oluşturulmakta) çıkışları,

-          Genel üretim giderleri olarak sarfedilen endirekt malzeme, işletme malzemesi çıkışları,

-          Sabit kıymet yapımında kullanılan malzeme çıkışları,

-          Yedek parça olarak satılan malzeme çıkışları,

-          İşletme dışına yapılan malzeme çıkışları (iade, satış v.b. nedenlerle),

-          Stok kodları arasında yapılan aktarma hareketleri,

-          Ar-Ge çalışmaları için yapılan malzeme çıkışları,

-          Yukarıdakilerin dışında olarak isimlendirebileceğim diğer malzeme hareketlerinden,

oluşmaktadır.

Maliyet muhasebesi modülünde yukarıda sıraladığım tüm malzeme hareketlerinin miktarları ile birlikte parasal değerleri hesaplanmakta.

Bu hesaplamalar ile ürün maliyetleri oluşmakta, oluşan bu maliyetler ile satılan malların maliyetleri ve stok maliyetlerinin muhasebe kayıtları yaratılmaktadır.

Tabii ki burada muhasebenin bir takım kontrolleri söz konusu olmaktadır.

Bu kontrollere şöyle örnekler vermek mümkün ;

-          Malzeme faturalarındaki malzemeler doğru birim fiyatla, doğru malzeme kodlarına girmiş mi ?

-          Ürünlerin maliyetlerine doğru birim fiyatlarla yansımış mı ?

-          Satışı, iadesi yapılan malzemeler stok hareketlerine yansımış mı ?

-          Stoklara alınan ve satışı yapılan ürünlerin miktarları satış faturalarındaki miktarlarla uyuşuyor mu ?

-          Stoklarda kalan ürünlerin miktarları doğru mu ?

-          Maliyetlerde olması gereken, beklenen değerlere göre önemli farklılıklar var mı ?

Bu kontrolleri işletmelerin özelliklerine göre artırmak ve çeşitlendirmek mümkün.

Sayım farkları

İşletmelerde yoğun iş tempoları, işlemlerin birçok bölümü ilgilendirmesi ve dolayısıyla verilerin değişik bölümler tarafından oluşturulması, veri girişini yapan personelin yetersiz ERP bilgi ve tecrübesi olması, bir takım hatalı ve yanlış malzeme hareketlerinin oluşmasına sebep olmaktadır.

Bu hata ve yanlışlar rutin çalışma temposu içinde düzeltilemediğinde malzeme sayımlarında ortaya çıkmaktadır. Bu ortaya çıkış malzeme sayım farkları olarak karşımıza gelmektedir.

Çoğu kez farkların analizi ve bulunan hataların düzeltilmesi için maliyet muhasebesi bölümü diğer ilgili bölümlerin desteği ile yoğun çalışma temposu içine girmektedir.

Malzeme sayımı ile ortaya çıkan sayım farklarını ve çoğunlukla malzeme hareketi hatalarını şöyle sıralamak mümkün ;

-          Ürün ağacında olmadığı halde üretimde kullanılan malzeme farkı,

-          Ürün ağacındaki sarf miktarına göre farklı miktarda malzeme kullanılmasının oluşturduğu fark,

-          Ürün ağaçlarında değişiklik yapıldığı halde bu değişikliğin sisteme yansıtılmamış olması veya değişikliğin yapıldığı tarihlerden farklı bir tarihte yansıtılmış olması,

-          Numune, bedelsiz girişlerin oluşturduğu farklar,

-          Set halinde gelen ve tek bir koda girişi yapılan malzemelerin, sayım sırasında ayrı parçalar halinde farklı malzeme kodları altında sayılması,

-          Malzemenin fiili girişi veya çıkışı yapıldığı halde, stok kayıtlarında yapılmamış olması,

-          Malzemenin olması gerekenden farklı, yani yanlış koda girişinin veya çıkışının yapılması,

-          Sayım sırasında yarı mamul haline gelmiş, ancak kayıtlarda yarı mamule çevrilmemiş olması nedeniyle çıkan farklar,

-          Hurdaya ayrılmış malzemenin çıkışının yapılmamış olması,

-          Fason işçilik yapılmak maksadıyla yan sanayiye gönderilen malzemenin çıkışının yapılmamış olması,

-          Emanet gönderilmesi nedeniyle stoklardan çıkarılmayan malzemenin, bulunduğu yerde sayımının yapılmamış olması,

-          Zayi olmuş, kaybolmuş malzemenin stoklardan çıkışının yapılmamış olması,

-          Bir malzeme için mükerrer farklı kodlar yaratılarak, giriş ve çıkışlar yapılması,

-          Sayım ekiplerinin malzemeyi tanımaması nedeniyle hatalı sayım yapması,

-          Tek bir koda kayıtlı fakat stok ambarında farklı ve dağınık bulunan malzemelerin bir kısmının sayımının unutulması,

-          Endirekt malzeme ve işletme sarf malzemelerinin stoklardan çıkışı yapıldıktan sonra kullanılmamış olanların iadesi yapılmaması fakat sayımda gösterilmesi,

-          Üretim bölümü dışında Ar-Ge çalışması veya başka bir nedenle kullanılan malzemenin çıkışının yapılmamış olması.

VOLKAN KARA

S.M.Mali Müşavir