Muhasebe Açısından Stok Sayımları ve Zayi Olan Mallar -1

06 Eylül 2011 by Volkan Kara

İşletmelerde Dönem Sonu İşlemleri

Hepimizin bildiği gibi işletmeler dönem sonlarında  envanter ve değerleme işlemleri yapmak zorundadır.

Vergi Usul Kanunu 185.maddesinde “Envanter Defteri ve Bilanço Günü” ve 186.maddesinde de “Envanter Çıkarmak” açıklanmıştır.

185. maddede, her hesap döneminin sonunda çıkarılan envanterlerin envanter defterine kaydolunacağı, 186. maddede ise envanter çıkarmanın bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tespit etmek olduğu açıklanmaktadır.

Yine iki bölümlük yazımda, yukarıdaki maddeler çerçevesinde üretim işletmelerinde malzeme ve mamul, yani stok sayımlarını ve neticelerinin muhasebe tarafından değerlendirilmesini, ayrıca zayi olan malların Katma Değer Vergisi açısından durumunu incelemeye çalışacağım.

Üretim işletmelerinde, hesap dönemi sonlarında ve ayrıca sene içinde üretim-satış plânlamasına uygun olarak belli aralıklarla stok sayımları gerçekleştirilir. Neticeleri incelenir ve gerekli düzeltme ile değerlendirmeler yapılır.

Önce, organize olmuş ve işlerini belirli bir düzen içinde yapan işletmelerde sayım prosedürünün nasıl uygulandığı konusu üzerinde durmak istiyorum.

Aşağıda anlatacaklarımın benim kişisel görüşlerimi yansıttığını ayrıca da vurgulamak istiyorum.

Üretim işletmeleri yıl sonlarında yani hesap dönemi sonlarında ve yıl içinde belirli zamanlarda, üretim plânlarını sayım faaliyetlerini göz önüne alarak yaparlar.

Sayım faaliyetleri sırasında işletmelerde tüm malzeme-mamul giriş ve çıkışları durur. Yani ne üretim yapılır, ne malzeme girişi-çıkışı yapılır ve ne de satış sevkiyatları yapılır.

Sayım Tamimi ve Uygulaması

Genellikle dönem sonu için Aralık ayı ortalarında, bir sayım tamimi hazırlanarak işletme içinde yayınlanır.

Bu tamimde ;

-          Sayımın hangi tarih aralığında, kaç gün yapılacağı,

-          Nelerin sayımının yapılacağı (malzeme, mamul, kasa, kıymetli evrak, sabit kıymet gibi),

-          Sayımı yapılacak malzeme ve mamul depolarının nereler olacağı, buralarda malzeme ve mamullerin nasıl sayıma elverişli halde hazır tutulacağı,

-          Sayım ekiplerinin belirlendiği (ekip elemanlarının isimleri ve hangi ekibin nerede sayım yapacağı),

-          Sayım sırasında kimlerin hangi sayım bölgelerinde kontrol görevi yapacağı (yani sayım kontrolörlüğü),

-          Sayım sırasında hiçbir malzeme ve mamul hareketinin (giriş-çıkış) olmayacağı,

-          Sayımın düzenli ve doğru yapılması için alınacak tedbirler,

gibi sayımın süratli ve plânlanan sürede tamamlanması için gerekli tüm ikaz ve talimatlar bulunur.

İşletme organizasyonu içinde bu sayım tamimi doğrultusunda, malzeme ve mamul sayımları yapılır ve listeler muhasebe bölümüne teslim edilir.

Muhasebede Sayım Değerlendirmesi

Bundan sonra muhasebe yoğun bir sayım değerlendirme çalışması içine girer.

İlk yapılacak şey, teslim alınan sayım listelerinin muhasebe maliyet sistemi içinde kayıtlı miktarsal değerleriyle karşılaştırılarak miktarsal farklılıkların tespit edilmesi olacaktır.

Bu farkların nedenlerinin araştırılıp, gerekli muhasebe kayıtlarının yapılması gerekmektedir.

Yaşadığım tecrübeler ışığında, oluşan farklar hakkında şahsi yorumlarımı belirtmek istiyorum.

Üretim işletmelerinde, malzeme ve mamul hareketlerinin bir çok bölümü ilgilendirmesi (ki bunları satın alma, üretim plânlama, üretim, kalite kontrol, malzeme ve mamul depoları, satış bölümleri olarak sayabiliriz) ve hele ERP (Kurumsal Kaynak Plânlama) sistemi kullanan işletmelerde  malzeme ve mamul verilerinin yukarıda saydığım bölümler tarafından ayrı ayrı girilmesi bir takım hatalı ve eksik işlemlerin yapılmasına neden olabilmektedir.

İşte bu hata ve eksiklikler normal çalışma faaliyetleri içinde düzeltilemediği takdirde, sayım neticelerinde sayım farkları olarak ortaya çıkmaktadır.

Yazımın birinci bölümüne burada son veriyorum. İkinci bölümde sayım sırasında ortaya çıkan hata ve eksikliklerin nedenlerini,  Vergi Usul Kanunu’na göre emtia değerlemesini ve zayi olan malların Katma Değer Vergisi karşısında durumunu incelemeye çalışacağım.

Uzun yazılarla siz site ziyaretçilerimi sıkmamak için bu tip yazılarımı iki bölüm halinde sunuyorum.

VOLKAN KARA

S. M. Mali Müşavir