Muhasebe Defter ve Belgelerin Yeni TTK’na Göre Saklanması

05 Şubat 2012 by Volkan Kara

Muhasebe Belgelerinin Saklanma Zorunluluğu

İşletmelerde gönderilmiş her türlü belge, yeni 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre saklanacak.

Ancak belge saklama yükümlülüğü belgenin orjinalini değil de, belgenin fotokopisini, karbonlu kopyasını ya da bilgisayar kaydı veya benzer bir şekildeki bir kopyasını saklamakla yerine getirilebilecek.

Saklama yazılı, görsel veya elektronik ortamda  yapılabilecek.

Yeni 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK)?nda belgelerin saklanma yükümlülüğü 64 ncü maddenin 2 nci fıkrasında düzenlenmiştir.

64 ncü madde2 nci fıkra şöyle ;

“Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.”

Kanunun yukarıdaki hükmüne göre, tacir belgenin aslı yerine fotokopisini saklayarak, belge saklama yükümlülüğü yerine getirmiş olacaktır.

Acaba belge fotokopisini saklamak ileride ne gibi sorun ve ihtilaflar yaratacaktır ? Herhalde yaşayarak göreceğiz.

Muhasebe açısından değerlendirdiğimizde, muhasebeciler belgenin aslı yanında bir de fotokopisini çekip, muntazam dosyalama yaparak bu yükümlülüğe uyacaktır.

Karbonlu kopyası olan belgelerin, karbonlu kopyaları saklanacak.

Belgelerin mikrofiş, bilgisayar kaydı ya da benzer şekildeki kopyasının oluşturulmasını ise yaşayarak göreceğiz.

Bu şekilde kopya oluşturma, belgenin fotokopisini almaya göre daha zahmetli ve maliyetli mi olacak ? yoksa daha mı kolay olacak ?

Muhasebe Defterlerin Tutulması ve Saklanması

Defterlerin tutulması ;

Yeni TTK’na göre, her tacir işletmesi için ticari defterleri  tutmak  zorunda.

Bu defterlerde, ticari işlemlerini ve mal varlığı durumunu, Türkiye Muhasebe Standartları (TMS)’na  uygun ortaya koymak zorunda.

Ticari defterlerin tutulması, 6102 sayılı TTK?nun 64 ncü maddesi 1 nci fıkrasında açıklanmaktadır.

Maddede geçen “ticari defterleri tutmak” ibaresinden,  herhalde muhasebe defterlerinin tutulmasını anlamamız gerekiyor.

Saklanacak defter ve belgeler ile saklama süresi ;

Defterlerin ve belgelerin saklanması  yeni TTK’nda 82 nci maddede düzenlenmektedir.

Bu maddenin birinci fıkrasında her tacirin saklayacağı belgeler sayılmakta.

Saklanacak defter ve belgeler ;

1.       –     Ticari defterler,

-          Envanterler,

-          Açılış ve ara bilançolar, finansal tablolar, yıllık faaliyet raporları,

-          Topluluk finansal tabloları ve yıllık faaliyet raporları,

-          Yukarıda sayılan belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgeleri.

2.        Alınan ticari mektuplar.

3.       Gönderilen ticari mektupların suretleri.

4.       64 ncü maddenin birinci maddesine göre yapılan kayıtların dayandığı belgeler.

Bunlar sınıflandırılmış bir şekilde saklanmak zorunda.

Sınıflandırılmış bu belgelerin,  82 nci maddenin 5 nci fıkrasına göre on yıl saklama yükümlülüğü bulunmakta.

Ayrıca, 82 nci maddenin 2 nci fıkrasından, ticari mektuplardan kastın bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalar olduğunu anlıyoruz.

Belgelerin görüntü ve veri taşıyıcılarda saklanması ;

82 nci maddesi 3 ncü fıkrasından da, birinci fıkrada sayılan belgelerden(yukarıda saydım), açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tablolar haricindeki belgelerin, TMS?na  uygun olmak kaydıyla görüntü ve veri taşıyıcılarda saklanabilecek.

Ancak belgelerin görüntü ve veri taşıyıcılarında saklanabilmesi için ;

82 nci maddenin 4 ncü fıkrasına göre, kayıtlar elektronik ortama alınıyor ise, bilgiler; bilgisayar yerine basılı olarak da saklanabilir.

Yeni TTK’nun “Defterlerin Tutulması” başlıklı  65 nci maddesi  4 ncü fıkrasına göre “”Defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş olması şarttır.”

Muhasebe Defter Tutulmasında Sorumluluk

Yeri gelmişken tüzel kişi işletmelerde defterlerin tutulmasında sorumluluğun kime ait olduğuna da değinmek istiyorum.

Tüzel kişi işletmelerde sorumluluk yönetim kurulu ve yöneticilerde olması gerekiyor.

Defterlerin tutulması fonksiyon olarak muhasebe bölümünün görevi, ancak defterleri tutacak muhasebe çalışanlarını seçme zorunluluğu yönetim organlarının sorumluluğunda bulunmakta.

6102 sayılı yeni Türk Ticaret Kanunu 375 nci maddesi anonim şirket yönetim kurulunun, devredilemez görev ve yetkileri sayılmıştır.

Maddenin  birinci fıkrasının c şıkkında “Muhasebe, …..için gerekli düzenin kurulması.” bulunmakta.

Buradan şunu anlamak mümkün;  anonim şirketlerde, muhasebe  departmanı  organizasyonunun yapılması  görevi yönetim kurulunun devredilemez görevleri arasında.

Muhasebede yapılacak işlerin, hesap planının kurgulanması, defter ve kayıtların tutulma kurallarının tespit edilmesi, yani kısaca muhasebe bölümü organizasyonunun yapılması, muhasebe için gerekli düzenin kurulması, yönetim kurulu görevleri içinde.

Yine 625 nci maddede, limited şirket müdürlerinin görevleri içinde “Şirketin yönetimi için gerekli olduğu takdirde, muhasebenin, finansal denetimin ve finansal planlamanın oluşturulması.” bulunmakta.

Bu çerçeveden baktığımızda defterlerin sorumluluğu da, tüzel kişi işletmelerde yönetim kurulu ve yöneticilerin sorumlulukları içinde sayılacaktır herhalde.

Belgelerin Saklanmamasında Cezai Sorumluluk

Belgelerin saklanmasını yazımın başlarında anlatmaya çalışmıştım.

6102 sayılı yeni TTK’nun 64 ncü maddesi 2 nci fıkrasında her türlü belgenin hangi şekilde ve nasıl saklanacağı ifade edilmekte.

Söz konusu 2 nci fıkranın metni bu yazının başlarında var, oradan tekrar okuyabilirsiniz.

Bu maddeye aykırı davranılması halinde, ilgililere iki yüz günden az olmak üzere adlî para cezası verilecektir.

“Suçlar ve Cezalar” başlıklı 562 nci madde,  fıkra 1/b’ye göre; 64 ncü maddenin ikinci fıkrası uyarınca belgelerin kopyasını sağlamayanlar, ikiyüz günden az olmamak üzere adlî para cezasıyla cezalandırılacak.

Defterlerin Tutulması İle İlgili Cezai Sorumluluk

Yine  562 nci maddede, defter tutma yükümlülüğüne uymayanlara uygulanacak cezalar bulunmakta.

Ticari defterlerin tutulması ve belgelerin saklanması görevi, fonksiyonel olarak işletmelerin muhasebe bölümlerinde bulunmakta.

Bu çerçeveden baktığımızda, muhasebe yönetici ve çalışanlarına önemli görevler düştüğüne inanıyorum.

İşletmelerinin yöneticilerinin cezai sorumlulukla karşılaşmamalarını sağlamak adına.

VOLKAN KARA

S. M. Mali Müşavir